شــرح وظایـف امـور اداری

 الف – امور دفتری

1- ثبت خلاصه مشخصات و جریان نامه های وارده و صادره و موضوع و شماره آنها در دفاتر مربوط.

2- تفکیک و توزیع نامه ها برای ارجاع به واحد اقدام کننده و پیگیری آنها.

3- تهیه صورت مایحتاج اداری کارمندان و تدارکات و توزیع انها.

4- تنظیم دفتر آمار کارکنان.

5- تهیه گزارشات مورد لزوم جهت مقام مافوق.

ب – امور بایگانی

1- حفظ ونگهداری نامه ها، اوراق، اسناد و مدارک و پرونده های محرمانه مطابق مقررات و اصول بایگانی وتهیه فهرست مربوط بر اساس روش تعیین شده

2- پیوست کردن پرونده ها یا سوابق مربوط به نامه ها طبق دستور.

3- تحویل پرونده های مختومه به بایگانی راکد با اجازه مقام مافوق

4- صورت برداری ، طبقه بندی ، کدگذاری و بایگانی پرونده ها طبق دستورالعمل های مربوط و احتیاجات سازمان متبوع

 پ – امور ماشین نویسی

1- ماشین کردن نامه ها و یاد داشت های اداری از روی پیش نویس های خطی

2- ماشین کردن بخشنامه ها و یادا داشت ها، گزارش ها و مقالات و نامه های چاپی

3- ماشین کردن احکام استخدامی کارکنان

4- مقابله مطالب ماشین شده با نسخه اصلی وتصحیح آنها در صورت لزوم

5- راهنمایی ماشین نویسان طبقات مادون از نظر رعایت اصول مربوط به نامه نگاری و مماشین نویسی

6- ماشین کردن مطالب اداری و فنی دقیق.

ت -امور خدمات:

1- نظارت بر انجام امور مربوط به انتظامات .

2- تعیین محل کار خدمتگذاران وتعیین ساعات کشیک نگهبانان.

3- نظارت بر انجام خدمات عمومی ساختمانها از قبیل تاًمین روشنایی ، سوخت، تلفن و غیره.

ث – امور نقلیه:

1- ثبت کمیزان سوخت وکارکرد اتومبیل ها در دفتر و تحویل به حسابداری وگرفتن کوپن بنزین وانجام امور مربوط به بیمه وسایط نقلیه.

2- رسیدگی به تصادفات ، تخلفات رانندگان و کلیه امور مربوط به تعمیرات ، تهیه بنزین و شماره گذاری اتومبیل ها.

3- کنترل حضور و غیاب رانندگان.

4- نظارت در برآورد هزینه تعمیر وسایط نقلیه وصدور دستورات لازم به منظور تعمیرآنها.

5- نظارت وبررسی تقاضاهای خرید وسائط نقلیه ولوازم یدکی آنها وتسلیم تقاضاها به اداره کارپردازی جهت خرید.

شرح وظایف رئیس اداره امور عمومی

 نمونه وظایف و مسئولیتها:

1- نظارت بر انجام کلیه فعالیتهای مالی و موافقت در حفظ رعایت مقررات مربوطه

2- نظارت بر تنظیم اسناد حسابداری و دریافت و پرداخت و درآمد با رعایت مقررات مالی و تنظیم لیست حقوق کارکنان

3- تنظیم و نگهداری حسابها دریافت و پرداخت و نگهداری دفاتر اعتبارات و تعهدات

4- نظارت بر تهیه و تنظیم بودجه و اسناد خرید صورت اموال و حفظ و کنترل اموال منقول و غیر منقول

5- نظارت بر انجام امور تدارکاتی واحد مربوطه طبق دستورالعملهای موجود به دستور مقام مافوق

6- مراقبت در نگهداری و توزیع کالا و ملزومات خریداری ده و کنترل موجودی انبار

7- مراقبت درانجام سریع ثبت و توزیع و تحریر نامه های وارده و صادره

8- کنترل حضور و غیاب کارکنان

9- انجام امور پرسنلی کارکنان و صدور ابلاغ مرخصی مأموریت معذوریت و ترفیع

10- مراقبت در حسن اجرای تعمیرات ساختمانهای واحد مربوطه نظارت و تأمین آب و برق و تلفن و برودت و گرما و انتظامات

11- در استانهایی که واحد امور مالی جداگانه پیش بینی گردیده است وظایف بندهای 1 الی 4 توسط اداره حسابداری

12- نظارت بر کنترل ورود و خروج افراد وسائط نقلیه و کلیه امور مربوطه

13- مطالعه روشها و فنون اداری

14- تهیه مجموعه آموزشی اداری

15- کنترل پیش نویس احکام حقوقی صادره

16- بازبینی احکام صادر شده

17- بررسی نحوه توزیع نیروی انسانی

18- کنترل کلیه امور اداری

19- مطالعه کلیه آیین نامه ها و بخشنامه های اداری

20- ارائه دستور العمل ها و بخشنامه ها به واحدهای زیر مجموعه

21- صدور احکام مأموریت اداری

22- کنترل اموال و انبارها